Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln und der Öffentlichkeitsarbeit

herausgegeben von

der Arbeitsgemeinschaft Evangelikaler Missionen,
der Evangelischen Allianz in Deutschland und
dem netzwerk-m (ehemals Ring Missionarischer Jugendbewegungen e.V.)

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Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln

Ein Grundsatzpapier erarbeitet durch die Arbeitsgemeinschaft Evangelikaler Missionen, der Deutschen Evangelischen Allianz und netzwerk-m

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Präambel
Die gesetzlichen Vorschriften für den Umgang mit Spenden reichen allein nicht aus, um sicherzustellen, dass Spenden möglichst wirksam und im Sinne der Spender eingesetzt und Missbräuche verhindert werden.
Christen orientieren sich deshalb in diesen Fragen unter anderem an folgenden Bibelstellen:
1. Korinther 4,2: Nun fordert man nicht mehr von den Haushaltern, als dass sie für treu befunden werden.
1. Petrus 4,10: Dient einander, ein jeder mit der Gabe, die er empfangen hat, als die guten Haushalter der Gnade Gottes.
Damit Organisationen mit religiöser, missionarischer und diakonischer Zielsetzung, deren Gemeinnützigkeit von den Finanzbehörden gemäß §§ 51 bis 68 der Abgabenordnung anerkannt ist, ihre Zuverlässigkeit gegenüber der Öffentlichkeit nachweisen können, haben die Arbeitsgemeinschaft Evangelikaler Missionen (AEM), die Deutsche Evangelische Allianz (DEA) und der netzwerk-m im Interesse der Spender und der spendensammelnden Werke, Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln entwickelt.
Die Mitgliedswerke der AEM und des netzwerk-m verpflichten sich zur regelmäßigen Anwendung dieser Grundsätze. Sie weisen jährlich durch eine Bestätigung eines unabhängigen Wirtschaftsprüfers, eines vereidigten Buchprüfers, Steuerberaters oder einer entsprechenden Gesellschaft nach, dass diese Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln eingehalten wurden (Ziff. 1 a) und b) gelten entsprechend).
Die DEA verpflichtet die mit ihr organisatorisch verbundenen und die auf der Basis und in Zusammenarbeit mit ihr tätigen Organisationen zur Einhaltung dieser Grundsätze.

Die Bestätigung mit dem Nachweis, dass Organisationen die Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln eingehalten haben, ist zugleich die Voraussetzung für die Erteilung eines Spenden-Prüfzertifikates durch die Deutsche Evangelische Allianz.

Die Erarbeitung dieser Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln erfolgte in Abstimmung mit dem Deutschen Zentralinstitut für soziale Fragen (DZI). Sie orientieren sich bewusst an den Leitlinien und Ausführungsbestimmungen für die Vergabe eines DZI- Spendensiegels an spendensammelnde Organisationen mit humanitärer und karitativer Zielsetzung.

Die Deutsche Evangelische Allianz übermittelt dem DZI die Namen und Anschriften der Organisationen, die Mitglied der AEM und des netzwerk-m sind und die Namen und Anschriften der Organisationen, die mit ihr organisatorisch verbunden sind oder die auf der Basis und in Zusammenarbeit mit der DEA arbeiten.

Die Deutsche Evangelische Allianz informiert darüber hinaus das DZI über die Organisationen, denen ein DEA-Prüfzertifikat verliehen wurde, und bemüht sich in Zusammenarbeit mit dem DZI für eine Transparenz gegenüber der interessierten Öffentlichkeit.

1. Verwendung von Spendenmitteln

Spendenmittel werden so verwendet, dass die satzungsgemäßen Zwecke unter Beachtung von wirtschaftlichen Gesichtspunkten bei größtmöglicher Wirksamkeit und Sparsamkeit erreicht werden.

Der finanzielle Nachweis hierfür ist durch einen Jahresabschluss zu erbringen, der ein tatsächliches Bild der Mittelverwendung und der Ertrags- und Vermögenslage des Werkes vermittelt.

Die Jahresrechnung kann in Form einer Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung oder in Form einer Einnahme-/Ausgaberechnung, ergänzt durch eine Vermögensübersicht, erstellt werden.

Die Prüfung der Jahresrechnung soll bis zum 30. September nach Ablauf des Geschäftsjahres durchgeführt sein. Die Mitgliederversammlung hat die Jahresrechnung zu genehmigen und gegebenenfalls dem Vorstand und der Geschäftsführung Entlastung zu erteilen.

Die Prüfung ist in Abhängigkeit vom Ergebnis der Spendensammlung wie folgt vorzunehmen:

a) Organisationen, deren „Spendenergebnisse“ im Jahr Euro 100.000 nicht übersteigen, haben die Ordnungsmäßigkeit ihrer Rechnungslegung einschließlich der Verwendung der Spendenmittel durch eine Einnahme-/Ausgaberechnung sowie eine Vermögensrechnung zu belegen. Für sachliche und rechnerische Richtigkeit unterzeichnet der Vorstand. Wünschenswert ist eine Plausibilitätsbeurteilung durch Vereinsmitglieder, die
jedoch nicht dem Leitungsgremium angehören dürfen. Ein entsprechender Bericht ist zu erstellen.

b) Für Organisationen mit „Spendenergebnissen“ von mehr als Euro 100.000 bis Euro 500.000 im Jahr gelten die Regelungen nach a) analog.
Zusätzlich ist vom Vorstand der Nachweis einer organisationsinternen Plausibilitätsbeurteilung der Rechnungslegung einschließlich der Verwendung von Spendenmitteln durch eine fachlich entsprechend vorgebildete und erfahrene Person durchzuführen und darzulegen. Die damit beauftragte Person ist namentlich anzugeben und deren Qualifikation ist zu benennen.

c) Für Organisationen, deren „Spendenergebnisse“ im Jahr von mehr als Euro 500.000 bis Euro 2.500.000 betragen, gelten die Regelungen nach a) und b) entsprechend. Die Rechnungslegung ist jedoch durch Angehörige wirtschaftsprüfender und -steuerberatender Berufe nach Erstellung des Jahresabschlusses (Bilanz mit Gewinn-, Verlust- und Überschussrechnung) hinsichtlich ihrer Plausibilität umfassend zu beurteilen.

d) Organisationen, deren „Spendenergebnisse“ im Jahr Euro 2.500.000 überschreiten, haben einen nach handelsrechtlichen Grundsätzen erstellten Jahresabschluss (Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang) vorzulegen. Die Rechnungslegung ist durch Angehörige steuerberatender Berufe, vereidigte Buchprüfer oder Wirtschaftsprüfer nach Erstellung des Jahresabschlusses hinsichtlich ihrer Plausibilität umfassend zu beurteilen.

Der Prüfer wird von der Mitgliederversammlung oder dem zuständigen Aufsichtsorgan bestellt.

Der Prüfer hat über Gesetz und Satzung hinaus die Einhaltung der Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln (Ziffer 1 bis Ziffer 8) zu prüfen und das Ergebnis seiner Prüfung im Prüfungsbericht festzuhalten.

Der geprüfte Jahresabschluss soll von der Mitgliederversammlung innerhalb einer Frist von zwölf Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres genehmigt werden.

Zu einzelnen Ziffern ist folgendes zu beachten:

2. Spendenwerbung
Bei der Spendenwerbung beachten die Werke folgende Grundsätze:
Die Spendenwerbung muss wahr, eindeutig und sachlich sein. Sie hat die Würde des Menschen zu wahren.
Notsituationen von Hilfsempfängern und geplante Hilfsmaßnahmen sind durch überprüfbare Angaben zu belegen.
Es werden keine Bezeichnungen, Namen, Namenskürzungen, Aufmachungen, Zeichen, usw. verwendet, die Verwechslungen mit Bezeichnungen, Namen, Namenskürzungen, Aufmachungen, Zeichen, usw. anderer Institutionen hervorrufen könnten oder den Eindruck einer nicht vorhandenen Beziehung entstehen lassen.
Für die Vermittlung von Spenden, Erbschaften oder sonstigen Zuwendungen erhalten weder Mitarbeiter noch andere Personen Provisionen, Prämien oder Erfolgsbeteiligungen in irgendeiner Form.

3. Zweckbestimmte Spenden

Allgemein und speziell zweckbestimmte Spenden sind entsprechend der satzungsmäßigen und tatsächlichen Bestimmung zu verwenden.

Die Verwendung der Spendenmittel soll in der Regel spätestens bis zum Ende des nächsten Jahres abgeschlossen sein. Falls dies nicht möglich sein sollte, ist dies zu begründen.

Werden für bestimmte Zwecke Rücklagen gebildet, so ist dies im Jahresabschluss zu vermerken.

Aus dem Rechnungswesen muss sich der eindeutige Nachweis über den Eingang und die Verwendung zweckbestimmter Spenden ergeben.

Gehen für einen bestimmten Zweck mehr Spenden ein, als für seine Erfüllung erforderlich sind, dürfen sie nur dann für andere Zwecke verwendet werden, wenn vorher darauf hingewiesen wurde (z. B. in Freundesbriefen oder Informationsbroschüren) oder durch Rückfrage beim Spender die Zustimmung zur Umwidmung erteilt wurde.

4. Umgang mit Adressen

Zur Spendenwerbung werden keine Spender- und Freundeskreisadressen gekauft, verkauft, gemietet, vermietet oder getauscht. Ausgenommen hiervon sind Beziehungen miteinander rechtlich eng verbundener Unternehmen (z. B. zwischen Tagungsstätten und ihren Trägern, werkseigenen Verlagen und Wirtschaftsbetrieben mit ihren gemeinnützigen Eigentümern sowie zwischen Stiftungen mit der Aufgabe der Förderung von Werken und Verbänden und den zu Fördernden. Eine solche enge Rechtsbeziehung ist aber z.B. nicht die gleiche Mitgliedschaft in einem Dachverband).

5. Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe

Soweit im Rahmen wirtschaftlicher Geschäftsbetriebe Tätigkeiten entfaltet werden, die zwar durch die Satzung, nicht jedoch durch die Vorschriften über steuerbegünstigte Zwecke abgedeckt sind, führen die Organisationen hierfür gesondert Rechnung, damit eine Vermischung steuerbegünstigter und steuerpflichtiger Tätigkeiten ausgeschlossen wird.

6. Verwaltungskosten
Verwaltungskosten sind notwendige Aufwendungen, um einen geordneten Geschäftsablauf sicherzustellen. Zu den unmittelbaren Verwaltungskosten gehören Personal- und Sachkosten.
Personalkosten
Personalkosten der Verwaltung sind insbesondere die Kosten für die Mitarbeiter in den Aufgabenbereichen Finanzen, Buchhaltung, Personalwesen, Organisation, EDV, Assekuranz und Werbung. Darunter fallen auch die Kosten der mit solchen Verwaltungsaufgaben befassten Mitarbeiter in der Leitung und im Sekretariat einer Organisation. Hierzu zählen sämtliche Löhne, Gehälter einschließlich der Personalnebenkosten, wie gesetzliche Sozialabgaben, freiwilliger Sozialaufwand und sonstige Personalkosten dieser Mitarbeiter.
Sachkosten
Sachkosten der Verwaltung sind insbesondere: Miete, Grundstückskosten, Portokosten, Kosten für die Spendenwerbung (z.B. Anzeigenkosten, Werbeschriften, Versandkosten), Telefonkosten, Büromaterial, EDV-Kosten, Gebühren, Bankspesen, Abgaben, Kosten des Fuhrparks der Verwaltung und sonstige Verwaltungskosten. Diese Kosten können entweder direkt oder durch einen angemessenen Schlüssel zugeordnet werden.
Als Grundlage für die Beurteilung der Angemessenheit der Verwaltungskosten dient die nachfolgende Tabelle. Bei der Berechnung ist die Höhe der Gesamteinnahmen zugrunde zu legen.

Die Verwaltungskosten sind:
niedrig bis zu 10%
angemessen über 10% bis 15%
vertretbar über 15% bis 25%
unvertretbar hoch über 25%.

7. Personalvergütung

Die hauptamtlich beschäftigten Mitarbeiter sollen für ihr Aufgabengebiet ausreichend qualifiziert sein. Die Bezahlung einschließlich eventueller Sachzuwendungen erfolgt aufgrund einer vom Aufsichtsorgan festzulegenden Gehaltsstruktur. Die Einkünfte sollen die Vergütungen für vergleichbare Positionen im öffentlichen oder kirchlichen Dienst nicht übersteigen. Bei der Anwendung der von der AEM und dem netzwerk-m herausgegebenen Gehaltsstruktur für Missionswerke ist dies gewährleistet. Sachzuwendungen (Wohnung, Verpflegung, PKW, etc.) sind mit den Beträgen auf ihre Vergütung anzurechnen, die sich nach den einschlägigen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften ergeben.

Ehrenamtlich tätige Mitglieder der Leitungsgremien erhalten keine Vergütung; es können ihnen jedoch die notwendigen Aufwendungen ersetzt werden, die ihnen in Ausführung ihrer Aufgabe entstehen. Dies kann auch die steuer- und sozialversicherungsrechtlich unschädliche „Ehrenamtspauschale“ enthalten.

8. Leitungsgremium

Wenn das zur Entscheidung befugte Leitungsgremium (z. B. der Vorstand) in seiner Mehrheit aus Mitgliedern besteht, die ihre Aufgabe hauptamtlich ausüben oder die miteinander verwandt oder verschwägert sind, so hat ein von der Mitgliederversammlung gewähltes Organ die Aufsicht über das Leitungsgremium zu führen. In begründeten Ausnahmefällen (z.B. kleine Unternehmen im Sinne oben 1 a und 1 b) kann dies die Mitgliederversammlung sein. In diesem Fall dürfen die Mitglieder des Leitungsgremiums nicht gleichzeitig stimmberechtigte Mitglieder des gewählten Aufsichtsorgans sein.
Bei der Wahl eines solchen Aufsichtsorgans haben die Mitglieder des Leitungsgremiums kein Stimmrecht.
Die Namen der Mitglieder des Leitungsgremiums (z. B. der Vorstand) sowie der Name des Vorsitzenden des etwaigen Aufsichtsorgans sind zu veröffentlichen.

9. Veröffentlichung
Die Organisationen,

a) deren Jahresabschluss durch einen unabhängigen Prüfer nach diesen Grundsätzen geprüft wurde,

b) denen vom Prüfer die Einhaltung dieser Grundsätze ausdrücklich bestätigt und

c) die Bestätigungen zu a) und b) bei der DEA bzw. ihrem Dachverband (AEM bzw. netzwerk-m) hinterlegt haben,

sind berechtigt, längstens bis zum Ende des Folgejahres öffentlich auf die Einhaltung dieser Spendengrundsätze hinzuweisen.
Sie sind außerdem befugt, beim Prüfungsausschuss der Deutschen Evangelischen Allianz einen Antrag auf Erteilung des DEA-Prüfzertifikates zu stellen.
Bestandteil dieser Grundsätze sind die:
Richtlinien für die Durchführung von Prüfungen
Bestimmungen für die Verleihung eines Prüfzertifikates.

Richtlinien für die Durchführung von Prüfungen über die Einhaltung der Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln

Der Jahresabschluss der Organisation soll den Vereinsorganen sowie interessierten und sachkundigen Dritten ein tatsächliches Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Organisation vermitteln (in Anlehnung an § 264 Abs. 2 HGB).

Die Jahresrechnung kann in Form einer Einnahme- und Ausgaberechnung nebst Vermögensübersicht oder in Form einer Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden.

Die Beurteilung oder Prüfung der Jahresrechnung soll neun Monate nach Abschluss des Haushaltsjahres erstellt werden.

Die Prüfung ist in Abhängigkeit vom Ergebnis der Spendensammlung wie folgt vorzunehmen:

a) Organisationen, deren „Spendenergebnisse“ im Jahr Euro 100.000 nicht übersteigen, haben die Ordnungsmäßigkeit ihrer Rechnungslegung einschließlich der Verwendung der Spendenmittel durch eine Einnahme-/Ausgaberechnung sowie eine Vermögensrechnung zu belegen.
Für sachliche und rechnerische Richtigkeit unterzeichnet der Vorstand. Wünschenswert ist eine Plausibilitätsbeurteilung durch Vereinsmitglieder, die jedoch nicht dem Leitungsgremium angehören dürfen. Ein entsprechender Bericht ist zu erstellen.

Zusätzlich ist vom Vorstand der Nachweis einer organisationsinternen Plausibilitätsbeurteilung der Rechnungslegung einschließlich der Verwendung von Spendenmitteln durch eine fachlich entsprechend vorgebildete und erfahrene Person durchzuführen und darzulegen. Die damit beauftragte Person ist namentlich anzugeben und deren Qualifikation ist zu benennen.

b) Für Organisationen mit „Spendenergebnissen“ von mehr als Euro 100.000 bis Euro 500.000 im Jahr gelten die Regelungen nach a) analog.
Zusätzlich ist vom Vorstand der Nachweis einer organisationsinternen Plausibilitätsbeurteilung der Rechnungslegung einschließlich der Verwendung von Spendenmitteln durch eine fachlich entsprechend vorgebildete und erfahrene Person durchzuführen und darzulegen. Die damit beauftragte Person ist namentlich anzugeben und deren Qualifikation ist zu benennen.

c) Für Organisationen, deren „Spendenergebnisse“ im Jahr mehr als Euro 500.000 bis Euro 2.500.000 betragen, gelten die Regelungen nach a) und b) entsprechend. Die Rechnungslegung ist jedoch durch Angehörige steuerberatender Berufe, vereidigte Buchprüfer oder Wirtschaftsprüfer nach Erstellung des Jahresabschlusses (Bilanz mit Gewinn-, Verlust- und Überschussrechnung) hinsichtlich ihrer Plausibilität umfassend zu beurteilen.

d) Organisationen, deren „Spendenergebnisse“ im Jahr Euro 2.500.000 überschreiten, haben einen nach handelsrechtlichen Grundsätzen erstellten Jahresabschluss (Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang) vorzulegen. Die Rechnungslegung ist durch Angehörige steuerberatender Berufe, vereidigte Buchprüfer oder Wirtschaftsprüfer nach Erstellung des Jahresabschlusses hinsichtlich ihrer Plausibilität umfassend zu beurteilen.

Der Prüfer wird von der Mitgliederversammlung oder dem zuständigen Aufsichtsorgan bestellt.

Der Prüfer hat über Gesetz und Satzung hinaus die Einhaltung der Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln (Ziffer 1 bis Ziffer 8) zu prüfen und das Ergebnis seiner Prüfung im Prüfungsbericht festzuhalten.

Der geprüfte Jahresabschluss soll von der Mitgliederversammlung innerhalb einer Frist von zwölf Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres genehmigt werden.

Zu einzelnen Ziffern ist folgendes zu beachten:

Zu 2. Spendenwerbung
Dem Prüfer sind alle Publikationen vorzulegen, die zur Werbung von Spenden und zur Information der Öffentlichkeit über die Arbeit der Organisation eingesetzt werden. Soweit Verstöße gegen diesen Grundsatz ersichtlich sind, hat er das bei der Gesamtbeurteilung zu berücksichtigen.

Zu 3. Zweckbestimmte Spenden
Eine stichprobenweise Prüfung der zweckbestimmten Spenden wird im Regelfall ausreichen. Der Prüfungsumfang soll so sein, dass der Prüfer sich von der Einhaltung der in Ziffer 3 aufgeführten Grundsätze überzeugen kann. Werden zweckbestimmte Mittel weitergeleitet, muss nachgewiesen werden, dass der Empfänger diese Mittel entsprechend der Zweckbestimmung verwendet. Dazu können beispielsweise auch Berichte und Unterlagen der Empfänger oder anderer glaubwürdiger Zeugen dienen. Empfangsbestätigungen mit entsprechender Zweckerklärung seitens des Empfängers müssen vorliegen.

Zu 5. Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe
Soweit im Rahmen der Prüfung bekannt wird, dass nichtsteuerbegünstigte Tätigkeiten ausgeübt werden, ist zu prüfen, ob dafür gesondert Rechnung gelegt worden ist. Gegebenenfalls ist die betreffende Organisation darauf hinzuweisen, dass dies künftig zu erfolgen hat. Auf die steuerrechtlichen Bestimmungen wird hingewiesen.

Zu 6. Verwaltungskosten
Der Prüfer kann sich darauf beschränken, die von dem zu prüfenden Werk vorzulegende Berechnung des Aufwandes für die Verwaltungskosten (Personal- und Sachkosten) und deren Anteil an den Gesamteinnahmen auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen. Der Anteil ist im Prüfungsbericht zu vermerken.

Zu 7. Personalvergütung
Es ist zu prüfen, ob von den zuständigen Organen der Organisation eine Gehaltsstruktur festgelegt wurde. Hinsichtlich der Angemessenheit der Vergütung genügt eine stichprobenweise Überprüfung, ob die festgelegten Vergütungen aufgrund der Tätigkeitsmerkmale nicht über den vergleichbaren Vergütungen nach den einschlägigen Tarifwerken der öffentlichen Hand bzw. der Kirchen und der Diakonie liegen. Es ist ferner zu prüfen, ob die tatsächlich gezahlten Vergütungen auch den festgelegten entsprechen.
Bei der Anwendung der von der Arbeitsgemeinschaft Evangelikaler Missionen und dem netzwerk-m herausgegebenen Gehaltsstruktur für Missionswerke kann davon ausgegangen werden, dass diese angemessen sind.

Zu 8. Leitungsgremium
Der Prüfer stellt fest, ob die Zusammensetzung des Leitungsgremiums und/oder gegebenenfalls des gewählten Aufsichtsorgans Ziffer 8 der Grundsätze entspricht.
Hat der Abschlussprüfer bei seiner Prüfung unter Beachtung der Ziffern 1 bis Ziffer 8 keine wesentlichen Verstöße gegen diese Grundsätze festgestellt, so hat er seinen Prüfungsbericht wie folgt zu ergänzen:
„Soweit ich / wir feststellen konnte(n), sind die von der Arbeitsgemeinschaft Evangelikaler Missionen, der Deutschen Evangelischen Allianz und dem netzwerk-m herausgegebenen Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln in der Fassung vom 1. Januar 2013 eingehalten worden.“

Bei wesentlichen Verstößen ist dieser Zusatz zu verweigern. Werden geringfügige Verstöße festgestellt, so genügt es, sie im Prüfungsbericht zu vermerken.

Bestimmungen für die Verleihung eines Prüfzertifikates über die Einhaltung der Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln

Organisationen, die im anerkannten Rahmen des Netzwerkes der Deutschen Evangelischen Allianz arbeiten, die die Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln der Arbeitsgemeinschaft Evangelikaler Missionen, der Deutschen Evangelischen Allianz und des netztwerk-m als Selbstverpflichtung akzeptiert haben, deren Gemeinnützigkeit von den Finanzbehörden gemäß §§ 51 bis 68 der Abgabenordnung anerkannt ist und die gemäß Ziffer 1 der Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln geprüft wurden, können die Verleihung eines von der Deutschen Evangelischen Allianz verliehenen Prüfzertifikates beantragen.

Die Verleihung des Prüfzertifikates soll dem Spender und der Öffentlichkeit deutlich machen, dass dieser Einrichtung die Beachtung der Grundsätze für die Verwendung von Spendenmitteln uneingeschränkt bescheinigt wurde.

Der Geschäftsführende Vorstand der Deutschen Evangelischen Allianz setzt zur Verleihung des Prüfzertifikates den Prüfungsausschuss ein. Seine Mitglieder arbeiten unabhängig und sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Um ein Prüfzertifikat zu erhalten, ist ein vollständig ausgefüllter Fragebogen der Deutschen Evangelischen Allianz mit den angeforderten Anlagen und der Prüfungsbericht mit dem Jahresabschluss gemäß Ziffer 1 in zweifacher Ausfertigung bis spätestens elf Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres einzureichen. Es wird auf die „Wichtigen Hinweise zur Antragstellung“ hingewiesen.

Der Prüfungsausschuss verleiht das Prüfzertifikat nach Überprüfung des Jahresabschlusses, des Prüfberichtes und der eingereichten Unterlagen jeweils für den Zeitraum von vier Jahren nach Ende des geprüften Geschäftsjahres.

Auch wenn in den auf das geprüfte Geschäftsjahr folgenden Rechnungsjahren nicht bereits ein neuer Antrag zur Verleihung des Spenden-Prüfzertifikats gestellt wird, sind die Organisationen verpflichtet, während den Geschäftsjahren die dem Antrag beizufügenden Unterlagen vor Ende des nachfolgenden Rechnungsjahres zu übersenden.

Beispiel: Antrag mit Unterlagen über das Rechnungsjahr 2018 eingereicht bis 30.11.2019. Prüfzertifikat wird erteilt und ist gültig bis 31.12.2022. Die Organisation stellt einen neuen Antrag im Jahr 2021 mit den Unterlagen des Jahres 2020. Auch wenn 2020 kein neuer Antrag gestellt, weil das Prüfzertifikat noch bis 31.12.2022 Gültigkeit hat, sind dennoch die dem Antrag beizufügenden Unterlagen in zweifacher Ausfertigung im Hinblick auf das Rechnungsjahr 2019 im Laufe des Jahres 2020 und gegebenenfalls im Hinblick auf das Rechnungsjahr 2020 im Laufe des Rechnungsjahres 2021 einzusenden.

Vor der Verleihung kann der Prüfungsausschuss weitere Aufklärungen verlangen. Wenn die Verleihung des Prüfzertifikates in Frage gestellt ist, ist die Organisation vor der Ablehnung zu hören.
Organisationen, denen ein Prüfzertifikat verliehen wurde, sind berechtigt, in ihren Geschäftspapieren und Publikationen auf die Verleihung hinzuweisen und das auf dem Zertifikat abgedruckte Signet zu führen. Form und Inhalt des Signets dürfen nicht verändert werden. Eine Verkleinerung ist zulässig.
Die Erwähnung des Prüfzertifikates und die Verwendung des Signets darf nur während der Zeit erfolgen, für die diese erteilt worden sind.

Die Namen der Organisationen, denen ein Prüfzertifikat verliehen wurde, werden dem Deutschen Zentralinstitut für Soziale Fragen (DZI) zugeleitet.

Sofern eine Organisation kein Prüfzertifikat verliehen wird, sind die Gründe dafür schriftlich zu nennen. Sie kann beim Geschäftsführenden Vorstand der Deutschen Evangelischen Allianz Einspruch gegen die Entscheidung des Prüfungsausschuss einlegen. Über den Einspruch entscheiden endgültig drei dazu berufene Mitglieder des Geschäftsführenden Vorstandes der Deutschen Evangelischen Allianz.
Bei Verstößen gegen die Spendengrundsätze kann der Organisation das Prüfzertifikat durch den Geschäftsführenden Vorstand der Deutschen Evangelischen Allianz entzogen werden, nachdem sowohl die Organisation als auch der Prüfungsausschuss angehört wurden.

Für die Verleihung des Prüfzertifikates ist jeweils eine Verwaltungsgebühr an die Deutsche Evangelische Allianz zu entrichten. Die Höhe der Gebühr beträgt 0,025 % des jeweiligen Spendenaufkommens, mindestens jedoch Euro 100,00 und höchstens Euro 1000,00. Für die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft Evangelikaler Missionen und des netzwerk-m sind die Gebühren im Mitgliedsbeitrag enthalten.

1. Dezember 2018